Auftragsverwaltung-Software: Standardprodukt oder eigene Lösung?

Was eine Auftragsverwaltung leisten muss

Egal ob Standard oder eigene Lösung, eine gute Auftragsverwaltung beantwortet jederzeit vier Fragen:

1. Was liegt an? Alle offenen Aufträge an einer Stelle, egal über welchen Kanal sie reinkamen.
2. Wer ist dran? Zuständigkeit ist sichtbar, ohne nachzufragen.
3. Wo steht es? Jeder Auftrag hat einen klaren Status, vom Eingang bis zur Abrechnung.
4. Was fehlt noch? Unterlagen, Unterschriften, Prüfungen oder Rückmeldungen sind nicht vergessen.

Dazu kommen je nach Betrieb Termine, Material, Zeiten, Dokumente, Berichte und die Übergabe an die Rechnung. Genau hier unterscheiden sich Betriebe stark, und genau hier trennen sich Standard und eigene Lösung.

Standard-Auftragsmanagement-Software: Stärken und Grenzen

Fertige Auftragsmanagement-Software gibt es für fast jede Branche, oft als Abo im Browser. Die Stärken liegen auf der Hand: schneller Start, bekannte Funktionen, der Anbieter kümmert sich um Updates. Für Betriebe, deren Ablauf dem Branchenstandard entspricht, ist das oft die beste Wahl.

Die Grenzen zeigen sich, sobald euer Ablauf abweicht:

• Eure Statusstufen passen nicht zu den vorgegebenen, also führt jemand nebenbei eine Excel-Liste.
• Prüfungen, Abnahmen oder Freigaben, die bei euch Pflicht sind, kennt das Programm nicht.
• Das Team draußen braucht eine andere Ansicht als das Büro, das Programm bietet nur eine.
• Für Termine, Zeiten und Dokumente braucht ihr trotzdem weitere Tools.

Wenn ihr mehrere dieser Punkte wiedererkennt, ist die Software nicht schlecht. Sie passt nur nicht zu eurem Ablauf. Dann stellt sich die Frage, ob ihr euren Ablauf an das Programm anpasst oder das Programm an euren Ablauf. Beides kann richtig sein, es sollte nur eine bewusste Entscheidung sein.

Entscheidungskriterien: Standard oder eigene Lösung?

Eine Faustregel: Je näher die Auftragsverwaltung an eurem Kernprozess liegt, desto eher lohnt sich eine eigene Lösung. Ist sie eher eine Nebensache, nehmt ein Standardprodukt. Die ausführliche Abwägung steht im Ratgeber zur Individualsoftware.

Was eine eigene Auftragsverwaltung zusätzlich kann

• Auftragsannahme im Aufbau eures bisherigen Formulars
• Status und Ampeln nach euren eigenen Regeln
• Ansichten für Büro, Werkstatt und Außendienst
• Berichte, Protokolle und Abnahmen direkt am Auftrag
• Automatische Benachrichtigungen, wenn ein Schritt erledigt ist
• Anbindung an Buchhaltung oder Kalender, wo es eine Anbindung gibt

Welche Schritte sich darüber hinaus automatisieren lassen, beschreibt der Ratgeber zur Prozessautomatisierung.

Statusstufen: der unterschätzte Kern jeder Auftragsverwaltung

Ob eine Auftragsverwaltung im Alltag funktioniert, entscheidet sich an den Statusstufen. Sie legen fest, wann ein Auftrag von einer Station zur nächsten geht und wer dann zuständig ist. Ein Beispiel für einen Betrieb mit Außendienst:

1. Eingegangen: Anfrage ist erfasst, noch niemand zugeteilt
2. Eingeplant: Termin und Mitarbeiter stehen fest
3. Unterwegs: Der Einsatz läuft
4. Erledigt: Bericht und Unterschrift liegen vor
5. Abgerechnet: Die Rechnung ist raus

In einem Produktionsbetrieb sehen die Stufen ganz anders aus, etwa mit Prüfung, Abnahme und Nacharbeit. Standard-Software gibt die Stufen meist vor. Eine eigene Lösung übernimmt eure. Schreibt eure Stufen einmal auf, bevor ihr Software vergleicht: Wenn ein Produkt sie abbildet, ist das ein gutes Zeichen.

So entsteht eine eigene Auftragsverwaltung bei KLICKZ

Wir beginnen mit dem Weg, den ein Auftrag bei euch nimmt, nicht mit Masken. Im Ablauf-Check zeichnen wir diesen Weg auf, im klickbaren Entwurf seht ihr eure künftige Auftragsverwaltung, bevor sie gebaut wird. Danach entsteht sie in Etappen mit Abnahmen und läuft anschließend auf Servern in Deutschland. Wie die fünf Phasen im Einzelnen ablaufen, beschreibt unsere Methode.

Und wenn sich im Gespräch zeigt, dass ein Standardprodukt reicht, empfehlen wir das.

Beispiele für eigene Lösungen, die wir gebaut haben, findet ihr auf der Seite Fallstudien. Wenn ihr zuerst verstehen wollt, wo in eurem Betrieb die meiste Zeit verloren geht, hilft der Ratgeber Geschäftsprozesse digitalisieren.