Digitalisierung im Handwerk: vom Zettel zur App

Wo es im Handwerksbetrieb typischerweise hakt

Die meisten Handwerksbetriebe sind nicht undigital. Es gibt ein Programm fürs Angebot, eins für die Rechnung, vielleicht ein Terminplaner. Das Problem liegt dazwischen:

• Aufträge kommen per Telefon, WhatsApp und E-Mail rein und landen auf Zetteln oder im Kopf.
• Die Einsatzplanung steht auf einem Whiteboard oder in einem Kalender, den nur das Büro sieht.
• Stundenzettel werden auf Papier geschrieben und am Monatsende abgetippt.
• Arbeitsberichte entstehen abends oder gar nicht, Fotos liegen auf privaten Handys.
• Wenn die Kollegin im Büro krank ist, weiß keiner, welcher Kunde auf was wartet.

Das kostet jeden Tag Zeit, und im Fachkräftemangel ist jede Stunde, die ein Monteur mit Suchen oder Nachfragen verbringt, eine Stunde, die auf der Baustelle fehlt.

Welche Abläufe zuerst digitalisiert werden sollten

Nicht alles auf einmal. Eine Reihenfolge, die dem Weg eines Auftrags folgt:

1. Auftragsannahme: Jede Anfrage landet an einer Stelle, mit allen Angaben, egal über welchen Kanal sie reinkommt.
2. Einsatzplanung: Wer fährt wann wohin? Das Team sieht seine Einsätze auf dem Handy, mit Adresse und Navigation.
3. Zeiterfassung: Direkt am Einsatz, mit den Zuschlägen, die in eurem Betrieb gelten, zum Beispiel für den Notdienst.
4. Arbeitsbericht: Vor Ort erstellt, mit Fotos und Unterschrift des Kunden, automatisch ans Büro und an den Kunden.
5. Übergabe an die Abrechnung: Was erfasst ist, muss nicht noch einmal eingegeben werden.

Diese fünf Schritte bilden zusammen den Kernprozess vieler Handwerksbetriebe. Wer sie durchgängig digital hat, spart das Abtippen an jeder Übergabe.

Handwerker-Software oder eigene App?

Es gibt viele fertige Handwerker-Programme und Handwerker-Apps, von der Branchenlösung für SHK oder Elektro bis zur allgemeinen Handwerkersoftware mit Angebot, Auftrag und Rechnung. Für viele Betriebe ist das die richtige Wahl.

Oft ist die Antwort eine Kombination: Die Handwerker-Software bleibt für Angebot und Rechnung, eine eigene App übernimmt den Teil draußen beim Kunden und liefert die Daten an die Software zurück, wo es eine Anbindung gibt. Wie ihr das grundsätzlich abwägt, steht im Ratgeber zur Individualsoftware. Ob sich eine eigene App gerade für euren Handwerksbetrieb lohnt, erklärt der Ratgeber zur Handwerker-App.

Digitalisierung im Handwerksbetrieb: So nehmt ihr das Team mit

Die größte Hürde ist selten die Technik. Es ist die Sorge, dass die neue Lösung mehr Arbeit macht. Deshalb gilt: Die App muss draußen schneller sein als der Zettel. Große Tasten, wenig Tippen, eure Begriffe.

Hilfreich ist außerdem, einen Kollegen aus dem Team als Ansprechpartner zu benennen, der früh dabei ist und Fragen der anderen sammelt. Und: Startet mit einem Ablauf, nicht mit allem. Wenn die Zeiterfassung draußen gut läuft, ist die Bereitschaft für den Arbeitsbericht deutlich höher.

Bei uns ist das Team von Anfang an dabei. Im Ablauf-Check reden wir mit denen, die draußen arbeiten. Den klickbaren Entwurf testen eure Monteure selbst, bevor wir ihn umsetzen. Und zum Start gibt es eine Einweisung. Das Vorgehen steht auf der Seite zur Methode. Wenn es vor allem um die App für draußen geht, hilft auch der Ratgeber zur Mitarbeiter-App.

Was ihr heute schon tun könnt

Auch ohne neue Software lässt sich viel vorbereiten. Sammelt eine Woche lang alle Zettel, Formulare und Listen, die durch euren Betrieb wandern. Notiert, wo jemand etwas abtippt oder nachfragt. Und fragt euer Team, was sie draußen am meisten Zeit kostet. Diese Liste ist die beste Grundlage für jede Entscheidung, ob mit Handwerker-Software oder eigener App.

KLICKZ und das Handwerk

Wir sitzen in Hamm und bauen Apps für Betriebe mit 10 bis 150 Leuten, zum Beispiel im Handwerk und in handwerksnahen Dienstleistungen. Wir verkaufen keine Branchenlösung, sondern bauen euren Ablauf nach. Und wenn eine fertige Handwerker-Software zu euch passt, sagen wir euch das im Erstgespräch.