Mitarbeiter-App: Standard-Tool oder eigene App?

Zwei Arten von Mitarbeiter-Apps

Unter dem Begriff laufen zwei sehr verschiedene Dinge:

• Kommunikations-Apps: Neuigkeiten, Chats, Umfragen, Dokumente, Dienstpläne. Sie ersetzen das schwarze Brett und die private WhatsApp-Gruppe. Bekannte Anbieter sind zum Beispiel Flip, Staffbase oder Beekeeper, für Dienstpläne gibt es spezialisierte Tools.
• Arbeits-Apps: Hier erledigt das Team seine eigentliche Arbeit. Einsätze annehmen, Zeiten erfassen, Fotos am Auftrag speichern, Berichte mit Unterschrift erzeugen, Prüflisten abhaken.

Die erste Sorte gibt es fertig und in guter Qualität. Die zweite hängt so stark an eurem Ablauf, dass ein fertiges Produkt oft nur die Hälfte abdeckt.

Wann ein fertiges Tool wie Flip reicht

Wenn euer Ziel vor allem interne Kommunikation ist, nehmt ein fertiges Produkt. Das ist schneller eingeführt, günstiger im Start und von Anbietern gebaut, die sich nur darum kümmern. Eine App für interne Kommunikation selbst zu entwickeln, lohnt sich für die meisten Betriebe nicht.

Was eine eigene Mitarbeiter-App anders macht

Eine eigene App startet nicht bei der Kommunikation, sondern beim Auftrag. Der Mitarbeiter sieht morgens seine Einsätze mit Adresse und Navigation, erfasst unterwegs seine Zeiten, macht Fotos, lässt den Kunden unterschreiben, und der Bericht geht automatisch ans Büro. Kommunikation passiert am Auftrag, nicht in einem Chat, in dem alles durcheinander läuft.

Für das Büro heißt das: Der Stand jedes Auftrags ist sichtbar, ohne nachzufragen. Stundenzettel müssen nicht abgetippt werden. Und wenn jemand krank ist, weiß trotzdem jeder, was offen ist.

Wie so etwas in der Praxis aussieht, zeigt die Fallstudie eines Rohrreinigungsbetriebs: Auftragsannahme, Termine mit Navigation, Zeiterfassung für normale Einsätze und Notdienst, Arbeitsbericht mit Kundenunterschrift.

Worauf es bei einer App für Mitarbeiter ankommt

• Einfach auf dem Handy: Große Tasten, wenig Tippen, verständliche Begriffe. Wer mit Handschuhen oder unter Zeitdruck arbeitet, braucht keine verschachtelten Menüs.
• Ohne Umweg über den App Store: Eine Web-App lässt sich wie eine normale App auf dem Startbildschirm ablegen, Updates kommen automatisch.
• Private Handys ernst nehmen: Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen, braucht es klare Regeln, welche Daten wo liegen.
• Jeder sieht, was er braucht: Monteur, Büro und Chef sehen unterschiedliche Dinge.
• Datenschutz: Mitarbeiter- und Kundendaten gehören auf Server in Deutschland, nicht in private Chat-Verläufe.

Einführung: So nutzt das Team die App auch

Die beste Mitarbeiter-App nützt nichts, wenn sie nach vier Wochen niemand mehr öffnet. Deshalb beziehen wir das Team von Anfang an ein: Im Ablauf-Check sprechen wir mit denen, die täglich draußen sind. Im klickbaren Entwurf probieren sie die App aus, bevor sie gebaut wird. Und beim Start gibt es eine Einweisung und Begleitung in den ersten Tagen. Das ganze Vorgehen beschreibt unsere Methode.

Ein Punkt, der oft unterschätzt wird: Eine App, die dem Team Arbeit abnimmt, setzt sich von selbst durch. Eine App, die nur zusätzliche Eingaben verlangt, wird umgangen.

Warum WhatsApp keine gute Mitarbeiter-App ist

In vielen Betrieben ist die WhatsApp-Gruppe die heimliche Mitarbeiter-App. Das ist verständlich: Jeder hat es, es ist schnell. Für die Arbeit hat es aber Schwächen.

• Aufträge, Fotos und Absprachen gehen im Verlauf unter und sind später kaum wiederzufinden.
• Kunden- und Auftragsdaten landen auf privaten Handys und in privaten Konten.
• Wer die Firma verlässt, nimmt den Verlauf mit.
• Nichts davon fließt ins Büro, in die Abrechnung oder in eine Auswertung.

Ob ihr das mit einem fertigen Kommunikations-Tool oder einer eigenen Arbeits-App löst, hängt davon ab, wofür die Gruppe heute tatsächlich genutzt wird.

Ein einfacher Test: Scrollt durch die letzten zwei Wochen eurer Gruppe. Geht es vor allem um Neuigkeiten und Absprachen, reicht ein Kommunikations-Tool. Geht es um Aufträge, Adressen, Fotos und Uhrzeiten, braucht ihr eine App für die Arbeit.

Mitarbeiter-App von KLICKZ

Wir bauen Arbeits-Apps für Teams in Betrieben mit 10 bis 150 Leuten: Handwerk, Dienstleistung, Logistik, Produktion. Keine Kommunikations-Plattform, sondern die App, in der euer Ablauf läuft. Wenn ihr vor allem ein Kommunikations-Tool sucht, empfehlen wir euch ehrlich ein fertiges Produkt.

Mehr darüber, wie eine eigene App entsteht, steht im Ratgeber App entwickeln lassen. Für Handwerksbetriebe gibt es einen eigenen Ratgeber zur Digitalisierung im Handwerk.